Eventos en pandemia

La organización de eventos durante la pandemia es muy exigente. Nuestra empresa planifica el Cancún Hub 2021 para la FIVB, estructurando tres eventos del Tour Mundial de Voleibol de Playa con los 120 mejores equipos del mundo y una burbuja de 600 personas durante casi cuatro semanas.

Antes del evento, hemos tenido numerosas reuniones con la comisión médica de la FIVB y las autoridades para definir el protocolo más actualizado para los miembros de la burbuja (150 empleados del hotel, organización de 100 personas, 350 atletas y sus delegaciones), con base en experiencias pasadas y la experiencia de nuestro equipo médico en México.

Manejar una burbuja de casi cuatro semanas es más complejo que un evento de una semana, debido al tiempo de incubación y la necesidad de consistencia y disciplina a lo largo del evento. Informar bien a los atletas y a todas las partes interesadas que forman parte de la burbuja es clave para su éxito, ya que deben conocer claramente las reglas.

Pero eso no es suficiente, también es importante implementar sanciones para quienes no sigan las reglas, y aquí tuvimos que hacerlo con diferentes equipos para dar ejemplo y que todos se tomen muy en serio el protocolo para la seguridad de todos.

Algunas medidas definidas e implementadas en el protocolo son: prueba de PCR en el aterrizaje y aislamiento hasta resultado negativo, portar mascarilla todo el tiempo, excepto para entrenamiento (gimnasio, cancha), competencia y alimentación.

Pruebas de antígeno se realizan cada cuatro días para todos, se implementa señalización en diferentes partes de la burbuja para recordar las reglas, equipo médico disponible para pruebas y cualquier síntoma, distanciamiento social de 1.5 metros como mínimo, no más de cuatro personas en la misma mesa y sólo jugadores del mismo equipo (sin mezcla de nacionalidades), laboratorio certificado junto a la burbuja para acelerar el proceso de prueba, etcétera.

Sin embargo, el riesgo cero no existe. Hemos tenido tres casos positivos de voluntarios después de ocho y nueve días en la burbuja. Fueron negativos en su primera prueba de PCR y en sus primeras pruebas de antígenos. Eso significa que contrajeron el virus antes de entrar en la burbuja, pero fue imposible detectarlo debido al tiempo de incubación.

Esos voluntarios tuvieron numerosos contactos cercanos basados en la naturaleza de sus responsabilidades durante los eventos. Implementamos de inmediato un plan de crisis consistente en aislar a los voluntarios que participan en el programa para no poner en peligro la burbuja.

Inmediatamente explicamos de manera transparente a jugadores y entrenadores lo que estaba sucediendo y aumentamos la frecuencia de las pruebas para todos de cuatro a cada dos días para detectar, lo más rápido posible, los casos potenciales.

En un día y medio hemos realizado pruebas al cien por ciento de los miembros de la burbuja. Esas son algunas de las medidas tomadas en lo que, hasta ahora, se considera una burbuja muy exitosa.

El Covid-19 es complejo y nadie tiene la verdad absoluta sobre cómo se está propagando y evolucionando el virus. La implementación del protocolo requiere de cada compromiso individual, anticipando el plan A, B y C, es necesario un proceso de toma de decisiones claro y pautas para asegurar la velocidad de reacción necesaria en casos de crisis. El costo financiero es también alto.

El virus es nuestra realidad para los eventos, la Bundesliga canceló sus competiciones, Japón está en estado de emergencia… Los Juegos Olímpicos serán un desafío sanitario masivo, mucho más grande de lo que uno pueda imaginar. ¡Cuídense!